Freigabeworkflow — Objekte freigeben

Wenn Sie ein Objekt, wie beispielsweise einen Prozess, fertig modelliert und konfiguriert haben, oder für dieses einen Zwischenstand weitergeben wollen, können Sie für das Objekt eine Version anlegen. Sie können Objekte nur in ihrer Arbeitskopie bearbeiten. Sobald Sie ein Objekt freigeben und dann eine Version existiert, können Sie den freigegebenen Stand nicht mehr bearbeiten. Wenn ein Objekt jedoch erfolgreich freigegeben wurde, können Sie auf der neuen Arbeitskopie des Objekts dieses weiter bearbeiten.

Freigabe starten:

Den Freigabeworkflow können Sie für Objekte wie Prozesse und Dokumente in sämtlichen Bereichen im Portal über das Kontextmenü starten.

Ablauf:

Der Standard-Freigabeworkflow für Prozesse hat folgende Status und Transitionen (Aktionen):

• Versionsschnellfreigabe: Bei der Schnellfreigabe können Sie ein Objekt direkt ohne weitere Zwischenschritte freigeben. Ist ein Objekt freigegeben, ist dieses für alle sichtbar und nicht weiter editierbar.

• Version erstellen: Wenn Sie für ein Objekt die Freigabe starten, dann wird das Objekt an eine/n Prüfer/-in weitergegeben. Das Objekt ist dann nicht mehr editierbar. In diesem ersten Schritt muss direkt ein/e Prüfer/-in und ein/e Freigeber/-in eingetragen werden. Hier können Sie auch Benutzer/-innen auswählen, die die später freigegebene Version zur Kenntnis nehmen sollen (mehr dazu unter Kenntnisnahmen).

• Versionsprüfung abschließen: Hat der/die Prüfer/-in das Objekt geprüft und das Objekt hat die Prüfung bestanden, dann wird das Objekt an den/die Freigeber/-in weitergegeben.

• Versionsprüfung ablehnen: Hat der/die Prüfer/-in das Objekt geprüft und das Objekt hat die Prüfung nicht bestanden, weil beispielsweise noch Fehler vorhanden sind oder es nicht komplett ist, dann bekommt das Objekt den Status Prüfung nicht bestanden. Von hier aus kann der Objektentwurf nur noch gelöscht werden.

• Versionsfreigabe erteilen: Hat der/die Freigeber/-in das Objekt in einem zweiten Schritt kontrolliert, kann er/sie es freigeben. Ist das Objekt freigegeben, ist dieses für alle Berechtigten als Version sichtbar. Erst jetzt ist für das Objekt eine neue Arbeitskopie vorhanden, die auf dem Stand weiter bearbeitet werden kann, der zuletzt freigegeben wurde.

• Versionsfreigabe ablehnen: Hat der/die Freigeber/-in das Objekt in einem zweiten Schritt kontrolliert und Mängel entdeckt, kann er/sie die Freigabe ablehnen. Das Objekt bekommt den Status Freigabe abgelehnt. Von hier aus kann der Objektentwurf nur noch gelöscht werden.

• Versionsentwurf löschen: Hat ein Objekt die Prüfung oder Freigabe nicht bestanden, kann der Objektentwurf gelöscht werden. Das Objekt wird wieder zur Arbeitskopie und kann weiter bearbeitet werden.

• Prozesse archivieren: Arbeitskopien von Objekten können Sie archivieren, um diese aus dem produktiven Unternehmensmodell herauszunehmen. Sobald ein Objekt archiviert wurde, wird es in den Ordner Archiv verschoben.

Versionen in der Historie

In versionierten Objekten werden die einzelnen Versionen in der Versionshistorie aufgelistet. Welche Version eines Objekts aktuell angezeigt wird, sehen Sie im Header des Objekts.

In der Versionshistorie können Sie sich die Versionen ansehen, die gewünschte aktivieren und anzeigen lassen oder zwei Versionen miteinander vergleichen: